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電話の引っ越しの際の「新電話番号」
オフィス移転時に伴う電話の引っ越し。そこで必要になってくるのが、新電話番号やFAX番号の連絡です。電話番号が変わる場合には、その後のスムーズな業務のためにも、取引先やお客さんへ周知しておくことは必要不可欠です。
そこで、電話の引っ越しの際に伝えておきたい相手や、その手段をご紹介します。
「電話番号が変わりました」の連絡は、誰にすべき？
オフィス移転の場合、電話だけでなく移転そのものについて連絡しておく必要があります。連絡先は、大きく分けて次の3つに分類されるでしょう。
・取引先
・顧客
・一般の人（見込み客）
それぞれの相手には、どのように知らせるべき？
では、それぞれの連絡先に対して行う、ふさわしい連絡方法を見てみましょう。
・取引先
一般的に、移転案内文を書面で作成し、郵送かFAXで連絡するのがマナーとされています。連絡時期は、オフィス移転の一ヶ月前が望ましいといわれています。郵送の場合、はがきを使用し、内容が多い場合には二つ折りはがきで作成します。
挨拶文や新オフィスの住所、電話番号、FAX番号の他、新オフィスの地図なども一緒に記載すると親切でしょう。電話番号は、代表番号だけでなく各部署の番号を載せておくと、業務もスムーズに運びます。
・顧客
主要顧客に対しては、取引先と同じ方法で連絡するのが良いですが、数多い一般顧客に対しては、自社のホームページ上やメールなどで告知するのが良いでしょう。
・一般の人（見込み客）
こちらについてもホームページ上で告知することで対応できます。企業情報も変更しておくのを忘れずに。
電話移転の計画と連絡時期について
オフィス移転の一ヶ月前といえば、まだ新電話番号が確定していないこともあるでしょう。そうなると、大量にオフィス移転の案内はがきを印刷するタイミングなども左右されるので、あらかじめよく計画を立てておく必要があります。まずは案内文の作成をしておき、いつ電話番号が確定するのかのスケジュールとすり合わせて、即時対応できるようにしておくのがポイントです。余裕を持って準備をしておけば、連絡もスムーズに行うことができるでしょう。