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優れたビジネスフォン
事務所の新規開設や移転時などには、ビジネスフォンを新規で導入する必要が生じることもあるでしょう。電話回線の手配と共に、電話機の手配も忘れないようにしましょう。ビジネスフォンを新たに導入する場合、どのような機能のあるものを選ぶのがいいのでしょうか。優れたビジネスフォンの特徴を見てみましょう。
ビジネスフォンの基本的な機能を押さえよう
あなたは、ビジネスフォンと家庭用の一般的な電話機との違いをご存知ですか？ ビジネスフォンは内線機能や番号によって呼び出し音を変えることができたり、外線へ転送ができたりと、特有の機能を持っています。多彩な機能がある一方、一般の電話機のように簡単に設置できないのも特徴です。
一つのオフィスに導入すべきビジネスフォンの数の目安は、一般的にデスクの数と会議室の数程度がいいといわれています。
また、同時に通話できる数であるチャネル数は、従業員の数の3分の1程度がいいといわれています。いずれも利用状況によって決める必要があります。
優れたビジネスフォンってどんなもの？
基本的な機能を備えていれば不自由がないと思われますが、さらに優れた機能を持つビジネスフォンもあります。例えば、電話とパソコンを連携させることによって業務効率化がはかれるもの。これは、CTIアプリケーションを導入することで、パソコン上で電話帳や発着信履歴を確認・登録することができるというものです。
さらに、漢字が表示できる液晶ディスプレイが付いているものや、省電力機能が付いているもの、スマートフォンとの連携機能が付いているものなどがあります。
特に優れているといえるのが、受注を逃さないための機能です。もし、外回りや現場に行っているときなどの不在中に、仕事の依頼の電話が来たという場合には、大事な受注を逃してしまう可能性もあります。特に小さい事務所で、事務所を開けがちな場合に起き得ることです。ビジネスチャンスを逃さないためにも、ビジネスフォンの携帯電話への自動転送機能を利用してみてはいかがでしょうか。複数の電話に順番に転送したり、同時に転送したりできる機能もあります。