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便利な機能
ビジネスチャンスを逃さないために、もっとも重要なのはビジネスフォンの活用だと言われています。特に近年は、携帯電話やスマートフォンとの連携がキーとなっています。
ビジネスフォンの電話帳を携帯で検索できる
携帯電話やスマートフォンの普及によって、ビジネスシーンは飛躍的にスピードアップしたと言われています。裏を返せば、これらのツール、ガジェットを活用していない意識の低いサラリーマンはスピード勝負に勝てないとも言われます。
当然、携帯電話やスマホはビジネスの現場で欠かせなくなっていますが、それをオフィスのビジネスフォンと連携することにより、より一層のきめ細かいビジネスを展開できることは案外知られていなかったりします。
特にオフィスのビジネスフォンにたくさんの取り引き先の電話番号を電話帳に登録しているといったビジネスマンは多いと思いますが、プライベートな携帯電話やスマホには登録していない（したくない）人も多いでしょう。
それならビジネスフォンの電話帳を携帯電話やスマホで使えばいいのです。これを「携帯ブラウザ連携機能」といい、オフィスのビジネスフォン内に保存されている電話帳を検索して、携帯電話やスマホから発信することができるのです。
その際、携帯電話やスマホには取り引き先などの電話番号を記録・登録しないため、万が一その端末を紛失したとしても情報漏洩する心配がありません。
音声ガイダンスで顧客を誘導する「IVR」機能
かかってくる電話が増えれば、事務方でも対応しきれなくなることもありますよね。そんなとき、音声ガイダンスを流して電話をかけてきた相手を誘導できる「IVR」機能が便利です。
これは、指定した外線番号に電話がかかってきた場合に、内線番号などの音声案内を流して応答できるという機能です。
具体的な例としては、役所などの代表電話にかけると、こういった案内が流れますよね。あれのことです。階層分けも可能なので、仮に担当の部門が細分化されているような規模の大きい企業でも、自動音声によってそれぞれ番号を案内することができます。
この機能のメリットとしては、電話を受けることに対して省力化できること、また電話をかけてきた相手にそれなりの事業を展開しているように見せることが可能だということになりますね。
小さなことかもしれませんが、ビジネスの現場では、こういったイメージの積み重ねが後々に効いてきたりするものです。