法人として固定電話を設置する際、どのような流れで進めればよいのか、何を準備すべきなのか、不安を感じる方は少なくありません。適切な手順を理解しておくことで、スムーズな導入が可能になり、業務への影響を最小限に抑えられます。
本記事では、固定電話設置の流れを段階ごとに詳しく解説し、申込前の準備から開通後の確認まで、実践的な情報をご紹介します。
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固定電話設置の流れの全体像
固定電話の設置は、事前準備、申込手続き、工事実施、開通確認という4つの段階に分かれます。全体の流れを把握しておくことで、各段階で必要な対応を適切に行えます。回線の種類によって所要期間は異なりますが、一般的には申込から開通まで数週間程度を見込む必要があります。余裕を持ったスケジュールで進めることが重要です。
| 段階 | 主な内容 | 所要期間の目安 |
| 事前準備 | 回線タイプの選択、設置場所の確認 | 数日〜1週間 |
| 申込手続き | 事業者への申込、必要書類の提出 | 1〜3日 |
| 工事実施 | 回線工事、機器設置 | 申込から2〜4週間後 |
| 開通確認 | 動作確認、設定完了 | 工事当日 |
【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/land-line_contract/
【参考サイト】https://business.ntt-east.co.jp/content/denwa/tel_column/land-line_application/
固定電話設置前の準備段階
固定電話の設置をスムーズに進めるためには、事前の準備が非常に重要です。回線の種類の選定、設置場所の確認、必要な許可の取得など、申込前にしっかりと準備しておくことで、後の工程がスムーズに進みます。
回線タイプの選択と比較検討
固定電話の設置にあたって、まずどの回線タイプを選ぶかを決定する必要があります。アナログ回線、光回線を利用したひかり電話、インターネット回線を活用するIP電話など、複数の選択肢があります。それぞれにメリットとデメリットがあり、事業所の規模、既存のインターネット環境、予算、必要な機能などによって最適な選択は異なります。
アナログ回線は従来型で安定性が高い反面、初期費用が高めです。ひかり電話はインターネットと統合できて便利ですが、停電時に使えないという制約があります。IP電話は工事不要で低コストですが、通話品質がインターネット回線に依存します。自社の状況を整理し、各回線の特徴を比較検討しましょう。
| 回線タイプ | 主なメリット | 検討すべきポイント |
| アナログ回線 | 通話品質が安定、停電時も使用可能 | 初期費用、月額基本料 |
| ひかり電話 | インターネットと統合、多機能 | 光回線の導入状況、停電対策 |
| IP電話 | 工事不要、初期費用が安い | インターネット回線の品質 |
設置場所と建物環境の確認
固定電話を設置する場所の環境確認も重要な準備事項です。賃貸オフィスの場合は、建物所有者や管理会社に工事の許可を得る必要があります。特に壁に穴を開けるような工事が必要な場合は、事前の承諾が不可欠です。また、既存の電話配線や光回線の有無を確認することで、工事の規模や費用を把握できます。
電話機を設置する具体的な場所も決めておきましょう。電源コンセントの位置、配線の引き回し、従業員の動線なども考慮する必要があります。建物の構造によっては工事が制限されることもあるため、事前調査を丁寧に行うことをおすすめします。図面があれば用意しておくと、事業者との打ち合わせがスムーズになります。
| 確認項目 | 確認内容 | 確認先 |
| 工事の許可 | 壁への穴あけ、配線工事の可否 | 建物所有者、管理会社 |
| 既存設備 | 電話配線、光回線、電源の有無 | 現地確認、管理会社 |
| 設置場所 | 電話機の配置、配線ルート | 社内で検討 |
必要書類と情報の準備
申込手続きをスムーズに進めるため、必要な書類や情報を事前に準備しておきましょう。法人での申込の場合、登記簿謄本や印鑑証明書などの法人確認書類が必要になることが一般的です。また、設置先の住所を正確に伝えるため、建物名や部屋番号まで含めた詳細な住所情報が必要です。希望する電話番号がある場合は、その旨も伝えられるよう準備しておきます。支払い方法の設定のため、銀行口座情報やクレジットカード情報も用意しておくとよいでしょう。
複数の回線を申し込む場合は、それぞれの用途や設置場所も整理しておきます。オプションサービスの利用を検討している場合は、どのようなサービスが必要かもリストアップしておくと、申込時に漏れがありません。
| 準備する書類・情報 | 内容 | 用途 |
| 法人確認書類 | 登記簿謄本、印鑑証明書など | 契約者の本人確認 |
| 設置先情報 | 詳細な住所、建物名、部屋番号 | 工事場所の特定 |
| 支払い情報 | 銀行口座、クレジットカード | 料金支払い方法の設定 |
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固定電話設置の申込手続きの流れ
事前準備が整ったら、通信事業者への申込を行います。申込方法は複数あり、必要な情報を正確に伝えることで、その後の工程がスムーズに進みます。申込後は事業者からの連絡を待ち、工事日程の調整を行います。
事業者への申込方法
固定電話の申込は、電話、インターネット、店舗窓口など複数の方法があります。インターネットでの申込は24時間受付で便利ですが、不明点がある場合は電話や店舗での申込がおすすめです。申込時には、準備した法人情報、設置先住所、希望する回線タイプ、電話番号の希望（新規取得または番号ポータビリティ）、オプションサービスの有無などを伝えます。
複数の事業者を比較検討している場合は、見積もりを取得して比較することも可能です。申込後、事業者から工事可否の確認や工事日程の調整に関する連絡が入ります。この連絡には数日かかることもあるため、余裕を持ったスケジュールで申し込むことが大切です。申込内容に変更がある場合は、早めに連絡しましょう。
| 申込方法 | メリット | 適している場合 |
| 電話申込 | 疑問点をその場で確認できる | 詳しい説明を聞きながら申し込みたい |
| インターネット申込 | 24時間受付、自分のペースで入力 | 内容を理解している、時間がない |
| 店舗窓口 | 対面で相談、その場で契約 | じっくり相談したい、複雑な要望がある |
工事日程の調整と決定
申込後、事業者から工事日程の調整に関する連絡があります。工事は立ち会いが必要なため、担当者が対応できる日程を選びます。繁忙期や希望日によっては、申込から工事まで時間がかかることもあります。できるだけ早く開通したい場合は、複数の候補日を用意しておくとスムーズです。工事日が決まったら、当日の流れや所要時間、立ち会いに必要な準備などを事業者に確認しましょう。
工事は通常、数時間程度で完了しますが、建物の状況によっては長引くこともあります。また、平日の日中が基本ですが、休日や夜間を希望する場合は追加料金が発生することを覚えておきましょう。工事日が近づいたら、再度立ち会い担当者や連絡先を確認しておくと安心です。
| 調整項目 | 確認内容 | ポイント |
| 工事日時 | 候補日、所要時間 | 業務への影響を考慮して選択 |
| 立ち会い者 | 当日対応する担当者 | 権限のある人が対応できるように |
| 追加料金 | 休日・夜間工事の費用 | 予算に応じて日程を調整 |
申込後の確認事項と変更手続き
申込完了後、事業者から申込内容の確認書類が送られてくることがあります。内容に誤りがないか、しっかり確認しましょう。特に、設置先住所、契約者名、希望するサービス内容、料金プランなどは重要な項目です。もし誤りや変更が必要な場合は、すぐに事業者に連絡して修正手続きを行います。工事日程の変更が必要になった場合も、できるだけ早めに連絡することが大切です。直前の変更はキャンセル料が発生することもあるため注意しましょう。
また、工事に備えて、設置場所の周辺を片付けておく、工事担当者が作業しやすいスペースを確保するなどの準備も進めておきます。書類は開通後も必要になることがあるため、大切に保管しておきましょう。
| 確認・対応事項 | 内容 | 期限 |
| 申込内容の確認 | 住所、契約内容、料金プラン | 書類到着後すぐ |
| 変更手続き | 内容の修正、工事日程の変更 | 気づき次第すぐに連絡 |
| 工事前の準備 | 設置場所の整理、スペース確保 | 工事日の前日まで |
固定電話設置の工事実施段階
申込と日程調整が完了したら、いよいよ工事当日を迎えます。工事の内容を理解し、立ち会いの際に何を確認すべきかを知っておくことで、トラブルを防ぎスムーズな開通につながります。
工事当日の流れと立ち会いの注意点
工事当日は、約束の時間に工事担当者が訪問します。まず、工事内容と作業範囲について説明を受け、疑問点があればこの時点で確認しましょう。工事は屋外作業と屋内作業に分かれることが多く、回線を建物まで引き込む作業と、室内に配線する作業が行われます。工事中は、担当者の指示に従って必要に応じて対応します。作業中は音が出たり、一時的に部屋を移動したりする必要があることもあります。
工事が完了したら、電話機の接続テストを行い、正常に発着信できることを確認します。問題があればその場で担当者に伝え、対応してもらいましょう。工事後は、配線の状態や設置された機器について説明を受け、不明点があれば質問します。工事完了の書類にサインする前に、すべての確認を済ませることが重要です。
| 段階 | 作業内容 | 立ち会い時の対応 |
| 工事開始前 | 作業内容の説明、確認 | 疑問点があれば質問 |
| 工事中 | 回線引き込み、配線作業 | 指示に従って対応 |
| 工事完了後 | 動作確認、説明 | 発着信テスト、書類確認 |
工事内容と所要時間
工事の内容は回線タイプや建物の状況によって異なります。アナログ回線の場合は、電柱から建物への引き込み工事と、室内への配線工事が行われます。壁に穴を開ける必要がある場合や、配線距離が長い場合は時間がかかることもあります。ひかり電話の場合は、光ファイバーケーブルの引き込みとONU、ホームゲートウェイの設置が行われます。既に光インターネットを利用している場合は、機器の追加設置のみで済むため比較的短時間で完了します。
IP電話の場合は、物理的な回線工事が不要なため、機器の設置と設定のみとなります。一般的な工事の所要時間は、新規の回線引き込みが必要な場合で数時間程度です。ただし、建物の構造や状況によってはさらに時間がかかることもあるため、工事当日は余裕を持ったスケジュールを確保しておきましょう。
| 回線タイプ | 主な工事内容 | 所要時間の目安 |
| アナログ回線 | 回線引き込み、屋内配線、モジュラージャック設置 | 2〜4時間 |
| ひかり電話 | 光ファイバー引き込み、ONU・機器設置 | 1〜3時間 |
| IP電話 | 機器設置、設定作業のみ | 30分〜1時間 |
工事後の動作確認と書類受領
工事が完了したら、必ずその場で動作確認を行います。電話機から発信して正常につながるか、着信も問題なく受けられるか、音質に問題はないかなどを確認しましょう。複数の電話機や回線を設置した場合は、すべてを確認します。内線機能がある場合は、内線通話も試しておきます。問題があればすぐに担当者に伝え、その場で対応してもらうことが重要です。
動作に問題がなければ、工事完了の書類を受け取ります。この書類には工事内容、設置した機器、保証内容などが記載されているため、大切に保管しましょう。また、担当者から機器の使い方や注意事項、トラブル時の連絡先などについて説明を受けます。不明点があれば遠慮なく質問し、すべて理解してから工事を終了させることをおすすめします。
| 確認項目 | 確認内容 | 問題があった場合 |
| 発信確認 | 外線、携帯電話への発信 | その場で担当者に報告 |
| 着信確認 | 外部からの着信、音質 | 再設定や調整を依頼 |
| 書類確認 | 工事内容、保証、連絡先 | 不明点を質問、書類を保管 |
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固定電話設置後の確認事項と運用開始
工事が完了し動作確認も済んだら、実際の運用を開始します。ただし、運用開始前にいくつか確認しておくべきことがあります。適切な初期設定と運用ルールの整備により、スムーズに電話業務を始められます。
電話番号と各種設定の確認
開通後は、まず割り当てられた電話番号を確認しましょう。希望した番号が正しく設定されているか、名刺や Webサイトに記載する前に確認が必要です。また、必要に応じて各種設定を行います。転送サービス、留守番電話、迷惑電話対策などのオプションサービスを契約している場合は、それぞれの設定方法を確認し、実際に動作するかテストします。
ナンバーディスプレイを契約している場合は、電話機に相手の番号が表示されるか確認しましょう。複数回線がある場合は、それぞれの回線の役割を明確にし、従業員に周知します。内線番号がある場合は、内線一覧表を作成して共有すると便利です。設定マニュアルや操作ガイドは、いつでも参照できる場所に保管しておきましょう。
| 確認・設定項目 | 内容 | 対応方法 |
| 電話番号 | 割り当て番号の確認 | 契約書類と照合 |
| オプション設定 | 転送、留守電、着信拒否など | マニュアルに従って設定 |
| 内線設定 | 内線番号、内線表の作成 | 従業員への周知 |
従業員への周知と利用ルールの整備
固定電話の運用を開始する前に、従業員への周知を徹底しましょう。新しい電話番号、電話機の使い方、内線番号、転送設定の方法など、業務に必要な情報を共有します。電話応対のマニュアルや、電話の使用に関する社内ルールも整備しておくことをおすすめします。特に、私用電話の扱い、営業時間外の対応、留守番電話のメッセージ内容、個人情報の取り扱いなど、ルールを明確にしておくことでトラブルを防げます。
電話機の基本的な操作方法については、簡単な操作ガイドを作成して電話機の近くに置いておくと便利です。また、トラブル時の連絡先や対応方法も共有しておきましょう。定期的に電話対応の研修を行うことで、サービス品質の向上にもつながります。
| 周知・整備事項 | 内容 | 目的 |
| 基本情報 | 電話番号、内線番号、操作方法 | スムーズな運用開始 |
| 利用ルール | 私用利用、時間外対応、個人情報 | トラブル防止 |
| トラブル対応 | 故障時の連絡先、対応手順 | 迅速な問題解決 |
定期的なメンテナンスと見直し
固定電話の運用開始後も、定期的なメンテナンスが重要です。電話機や配線に異常がないか、定期的にチェックしましょう。音質の劣化、雑音の発生、着信の不具合などがあれば、早めに事業者に連絡して点検を依頼します。また、利用状況に応じて契約内容を見直すことで、コスト削減や機能の最適化が図れます。通話量が増えた場合は、より適したプランへの変更を検討しましょう。
逆に、利用が少ない場合は基本料金の安いプランに変更することも可能です。新しいオプションサービスが登場した際には、業務効率化に役立つものがないか確認することをおすすめします。年に一度程度、通信費全体を見直し、最適な契約状態を維持することで、長期的なコスト削減につながります。
| メンテナンス項目 | 頻度 | 内容 |
| 動作確認 | 月1回程度 | 通話品質、機器の状態チェック |
| 契約内容の見直し | 年1回程度 | 利用状況に合わせたプラン変更 |
| 故障対応 | 問題発生時 | 事業者への連絡、修理依頼 |
固定電話設置の流れに関するよくある質問
固定電話の設置に関して、多くの法人担当者が疑問に感じる点をまとめました。スムーズな導入のために、事前に疑問を解消しておきましょう。
Q1. 固定電話の設置は申込からどのくらいの期間で完了しますか？
固定電話の設置期間は、回線タイプや申込時期によって異なります。アナログ回線やひかり電話など物理的な工事が必要な場合、申込から開通まで通常2週間から4週間程度かかります。既存の光回線を利用する場合や、工事が簡略化できる場合はもう少し短縮できることもあります。一方、IP電話のように工事が不要なサービスでは、申込から数日で利用開始できることもあります。
ただし、繁忙期（年度末や年度初めなど）は工事が混み合うため、通常よりも時間がかかる可能性があります。余裕を持ったスケジュールで申し込むことをおすすめします。急ぎの場合は、申込時にその旨を伝えることで、可能な限り早い工事日程を調整してもらえることもあります。
| 回線タイプ | 工事の有無 | 開通までの期間 |
| アナログ回線 | あり | 2〜4週間 |
| ひかり電話 | あり（状況による） | 2〜3週間 |
| IP電話 | なし | 数日〜1週間 |
Q2. 工事の立ち会いは必ず必要ですか？代理の者でも可能ですか？
固定電話の設置工事では、原則として立ち会いが必要です。工事担当者が建物内に入って作業を行うため、鍵の開閉や作業場所の案内、工事内容の確認などを行う必要があります。立ち会いは契約者本人である必要はなく、会社の従業員や代理人でも問題ありません。ただし、工事内容の説明を理解し、問題が発生した際に判断できる方が立ち会うことが望ましいです。
また、工事完了後に書類へのサインが必要になることもあるため、一定の権限を持つ担当者が対応することをおすすめします。どうしても立ち会いが難しい場合は、事業者に相談して対応方法を確認しましょう。建物の管理会社が立ち会いを代行してくれるケースもあります。工事当日の緊急連絡先は必ず共有しておきましょう。
| 立ち会い者 | 可否 | 注意点 |
| 契約者本人 | 可 | 最も望ましい |
| 従業員・代理人 | 可 | 工事内容を理解し判断できる方 |
| 管理会社 | 場合による | 事前に事業者へ確認 |
Q3. 固定電話の設置後、すぐに名刺やWebサイトに番号を記載しても大丈夫ですか？
固定電話の設置工事が完了し、正常に発着信が確認できれば、すぐに電話番号を名刺やWebサイトに記載しても問題ありません。ただし、記載する前に必ず自分で発着信のテストを行い、問題なく使えることを確認しましょう。特に、携帯電話や他の固定電話から実際にかけてみて、正しく着信することを確認することが重要です。転送サービスや留守番電話などのオプションサービスを利用する場合は、それらの設定も完了してから公開することをおすすめします。
名刺の印刷やWebサイトの更新には時間がかかるため、開通予定日が決まったら早めに準備を始めておくとよいでしょう。ただし、工事が延期になる可能性もあるため、確実に開通してから公開するのが安全です。
| 確認事項 | 内容 | タイミング |
| 発着信テスト | 正常に通話できるか確認 | 工事完了直後 |
| オプション設定 | 転送、留守電などの動作確認 | 公開前 |
| 番号の公開 | 名刺、Webサイトへの記載 | すべての確認完了後 |
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当社サービス利用者の声
実際に固定電話を設置した企業の担当者から、設置の流れに関する体験談をご紹介します。これから設置を検討されている方の参考になれば幸いです。
利用者の声1：事前準備で工事がスムーズに進んだケース
美容室を開業する際、固定電話の設置について何も分からない状態でしたが、まず回線の種類について調べることから始めました。物件が既に光回線を導入していたため、ひかり電話を選択することにしました。事前に建物の配線状況を管理会社に確認し、工事の許可も得ておいたため、申込後の手続きが非常にスムーズでした。工事日程も希望通りに調整でき、申込から約2週間で開通できました。
工事当日は事前に聞いていた通りの流れで進み、約2時間で完了しました。電話番号も希望する番号を取得でき、開店前に名刺やチラシに印刷できたので助かりました。事前準備の重要性を実感した経験です。
| 実施した準備 | 効果 |
| 配線状況の事前確認 | 工事内容の明確化、費用の把握 |
| 工事許可の取得 | 手続きの円滑化 |
| 希望日程の早期相談 | 開業スケジュールに合わせた開通 |
利用者の声2：工事不要のIP電話で即日開通
コンサルティング会社を立ち上げた際、初期費用を抑えたいという理由でIP電話を選びました。既にインターネット回線を契約していたため、物理的な工事は一切不要でした。申込から機器が届くまで3日ほどで、届いたその日に設定を完了して電話が使えるようになりました。設定マニュアルも分かりやすく、インターネットに詳しくない私でも30分程度で完了しました。
スマートフォンのアプリとも連携できるため、外出先でもオフィスの番号で発着信できて便利です。工事の立ち会いも不要だったため、業務を中断することなく導入できた点が最大のメリットでした。スタートアップ企業には最適な選択だったと思います。
| IP電話のメリット | 実感した効果 |
| 工事不要 | 業務を中断せず導入 |
| 短期間で開通 | 急ぎの案件に対応可能 |
| スマホアプリ連携 | 外出先でも対応できる |
利用者の声3：工事日程の調整で繁忙期を避けて成功
会計事務所を移転する際、固定電話の移設が必要でした。最初は3月に工事を予定していましたが、事業者から年度末は非常に混み合うと聞き、2月に前倒しすることにしました。結果的に、希望通りの日程で工事ができ、移転後すぐに業務を開始できました。
工事当日は複数の回線を同時に設置してもらい、内線設定も含めて約3時間で完了しました。事前に工事担当者と綿密に打ち合わせをしていたため、当日の作業もスムーズでした。電話番号は以前のものを引き継げたため、顧客への周知も最小限で済みました。繁忙期を避けることで、ストレスなく移転作業を完了できたのは大きな成功でした。
| 工夫したポイント | 成果 |
| 繁忙期を避けた申込 | 希望日程での工事実現 |
| 複数回線の同時工事 | 効率的な設置、コスト削減 |
| 番号ポータビリティ利用 | 顧客への影響を最小化 |
まとめ
固定電話設置の流れは、事前準備、申込、工事、運用開始の4段階に分かれます。回線タイプの選択や建物環境の確認など事前準備を丁寧に行うことで、その後の工程がスムーズになります。申込から開通まで数週間かかることが一般的ですが、IP電話なら工事不要で短期間での導入も可能です。
工事当日の立ち会いと動作確認をしっかり行い、適切な初期設定と運用ルールを整備することで、安心して電話業務を開始できます。
| 段階 | 重要ポイント | 成功の鍵 |
| 事前準備 | 回線選択、環境確認 | 十分な情報収集と比較検討 |
| 申込手続き | 正確な情報伝達、日程調整 | 余裕を持ったスケジュール |
| 工事実施 | 立ち会い、動作確認 | その場での問題解決 |
| 運用開始 | 設定完了、従業員への周知 | 継続的なメンテナンスと見直し |
固定電話の設置方法についてもっと知りたい人へ
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