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電話のマナーについて
電話回線が発達し、固定電話も光回線の時代が来つつあります。でも、いつの時代も回線が進化しても、電話には変わらず必要なマナーというものがあります。
電話をかけるとき・受けるときのマナー
電話加入権のお役立ち情報をお知らせしている当コラムですが、ここでちょっと閑話休題しましょう。少し電話についてのお役立ち話をお届けします。
仕事で電話を受ける機会が多いと思いますが、電話をかける時や受ける時のマナーを知っていますか。大きな企業ではマナー研修などもあり、こういった教育を受けている人もいるかもしれませんが、だいたいの人はなんとなく自己流でやっている場合が多いのではないかと思います。
マニュアル通りも人間味がないという考え方もありますが、マナーの基本マニュアルは覚えておくに越したことはありません。
まず電話をかけるときですが、かける前に用件を整理しておくようにします。要領よく話し、言い忘れを防ぐためにも用件を整理しておくことは重要です。
だらだらと長電話をするのは通話料の無駄ですし、相手にも失礼ですので気をつけたいものです。また、相手の都合を考えた時間帯にかけるのも大事です。
オフィスから電話をかける場合はまず無いとは思いますが、最低限のマナーとして早朝や深夜は避けるべきでしょう。なぜなら、常識の時間外だからです。
よほどの急用の場合でかける場合は「深夜(早朝)に恐れ入りますが」という前置きは忘れずに。
一方、電話を受ける時のマナーですが、まず都合が悪いときはハッキリ伝えましょう。
手が離せない作業中にかかってきたときには「せっかくお電話を頂戴して恐縮なのですが…」と事情を説明し、コールバックする旨を伝えれば失礼にはなりません。
また、自分以外にかかってきて取り次ぐ必要がある場合、その人が在席中なら速やかに電話を保留にして本人に伝えます。
社内にはいるが離席しているなら「こちらから折り返し連絡させます」と伝えるのが基本です。不在なら、要件を聞いてメモをしておき、折り返しが必要かどうかを確認しましょう。
なお、その際に重要なのは必ず先方の氏名と所属、電話番号を聞いておくことです。これは、相手が「本当に伝えてくれるだろうか」と不安にならないようにするためです。
もちろん、取り次ぐ相手が先方を知らない場合のためでもあります。
キャッチホンの時のマナー
よく迷うのが、通話中にキャッチホンが入った場合です。このマナーとしては、もともと通話していた相手を優先させるようにしましょう。
ただし、友人と通話しているときに目上の人から電話が入った（ナンバーディスプレイなどで確認しましょう）場合は、目上の人を優先させるべきでしょう。