固定電話から国際電話を安くかける方法：法人向けコスト削減完全ガイド

海外取引先との連絡や国際業務が増える中、固定電話からの国際電話料金は企業にとって大きな負担となります。しかし、適切なサービスや方法を選択することで、通話料を大幅に削減することが可能です。

本記事では、固定電話から国際電話を安くかける具体的な方法、各種割引サービスの活用法、そして法人が実践すべきコスト管理のポイントについて、最新の情報を基に詳しくご紹介します。開業間もない企業でも今日から実践できる、実用的なノウハウをお伝えします。

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固定電話から安い国際電話をかける基本方法

固定電話から国際電話をかける際、通常の直接ダイヤルよりも安い料金で通話できる方法がいくつか存在します。プレフィックス番号を使った割引サービス、専用の国際電話プラン、IP電話への切り替えなど、状況に応じた最適な選択が重要です。

プレフィックス番号を使った割引サービス

プレフィックス番号サービスは、国際電話番号の前に特定の番号を付加することで割引料金が適用される仕組みです。通常の固定電話回線をそのまま使用しながら、通話料だけを削減できるため、導入が簡単で初期費用もかかりません。使い方は簡単で、相手の国際電話番号の前に指定されたプレフィックス番号をダイヤルするだけです。

多くのサービスでは事前申し込みが必要ですが、月額基本料が不要なものもあり、利用した分だけ支払う従量制が一般的です。ビジネスで頻繁に特定の国へ電話をかける場合、その国向けに特化した割引率の高いサービスを選ぶことで、さらにコストを抑えられます。複数のサービスを比較し、通話先の国や地域に応じて最も安いものを選択することが重要です。

国際電話専用プランへの加入

通信事業者が提供する国際電話専用の割引プランに加入することで、定額または大幅な割引料金で国際電話を利用できます。月額基本料を支払うことで通話料が割引されるタイプや、特定の国への通話が定額になるタイプなど、様々なプランが用意されています。頻繁に国際電話をかける企業にとっては、月額料金を支払っても十分に元が取れる場合が多く、通話料の予算管理もしやすくなります。

プラン選択の際は、自社がよく電話をかける国や地域がカバーされているか、通話時間の制限はあるか、深夜や休日の料金設定はどうなっているかなど、詳細な条件を確認することが大切です。また、契約期間や解約条件についても事前に把握しておくと安心です。

IP電話サービスの活用

IP電話はインターネット回線を使用して音声通話を行うため、従来の固定電話より国際電話料金が大幅に安いのが特徴です。光回線やブロードバンド環境があれば導入でき、専用の電話機やアダプターを使用することで、既存の電話機をそのまま活用できる場合もあります。IP電話サービスの国際電話料金は、従来の固定電話と比較して数分の一から十分の一程度になることも珍しくありません。

また、同じIP電話サービス同士であれば、国内外を問わず無料または格安で通話できるケースもあります。音質については、インターネット回線の品質に左右されるため、安定した高速回線の確保が重要です。ビジネス用途では、音質と安定性を重視したサービスを選ぶことをおすすめします。

【参考サイト】https://www.ntt.com/business/services/c/international/charges/howto.html

【参考サイト】https://web116.jp/phone/fare/inter.html

法人向け国際電話料金削減サービスの選び方

国際電話の通話料を削減するサービスは多数存在しますが、自社の通話パターンや業務内容に合ったサービスを選択することが、最大限のコスト削減につながります。料金だけでなく、音質、サポート体制、付加機能なども重要な選択基準です。

通話先国・地域による料金比較

国際電話料金は通話先の国や地域によって大きく異なるため、自社がよく電話をかける国への料金を重点的に比較することが重要です。北米やヨーロッパ主要国への通話料金は比較的安く設定されていることが多い一方、アフリカや一部のアジア地域、島嶼国などへの料金は高額になる傾向があります。複数の国へ頻繁に電話をかける場合は、主要通話先それぞれの料金を確認し、総合的に最も安いサービスを選びましょう。

また、同じ国内でも固定電話と携帯電話で料金が異なる場合があるため、通話先が固定電話か携帯電話かも考慮する必要があります。一部のサービスでは、特定の国向けに特別割引を提供している場合もあるため、取引先の多い国に強いサービスを探すのも効果的です。

音質と通話の安定性

ビジネスでの国際電話では、料金だけでなく音質と通話の安定性も極めて重要です。重要な商談や契約交渉の際に音声が途切れたり、聞き取りにくい状態では、業務に支障をきたすだけでなく、企業の信頼性にも影響します。特にIP電話サービスを検討する場合は、自社のインターネット回線の品質が十分か、音声通話に必要な帯域幅が確保できるかを事前に確認しましょう。

プレフィックス番号サービスは既存の電話回線を使用するため、音質は通常の固定電話と同等ですが、サービスによっては接続に時間がかかる場合があります。可能であれば、本契約前にお試し期間や無料通話分を利用して、実際の音質を確認することをおすすめします。

サポート体制と請求の明確性

法人利用において、充実したサポート体制と分かりやすい請求書は重要な選択基準です。国際電話サービスでトラブルが発生した際、迅速に対応してくれるサポート窓口があるかどうかは、業務への影響を最小限に抑えるために不可欠です。特に海外との時差がある場合、24時間対応のサポートがあると安心です。

また、請求書が詳細で分かりやすく、通話先ごとの内訳が明確に表示されることも重要です。複数の部署や担当者が国際電話を利用する場合、各部門への費用配分や使用状況の把握がしやすいサービスを選ぶことで、社内の経費管理が容易になります。一部のサービスでは、Webポータルで通話履歴や料金をリアルタイムで確認できる機能も提供されています。

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固定電話の安い国際電話料金 実践テクニック

サービス選択だけでなく、実際の運用方法や通話のタイミングを工夫することで、さらに国際電話のコストを削減できます。社内でのルール作りや、通話以外の連絡手段との使い分けも効果的です。

時間帯による料金差の活用

多くの国際電話サービスでは、深夜・早朝や休日の時間帯に割引料金を設定しています。緊急性の低い連絡や定例報告などは、割引時間帯を活用することで通話料を削減できます。ただし、相手国との時差を考慮することが重要です。

例えば、日本の深夜が相手国のビジネスアワーになる場合もあり、このような時間帯を戦略的に活用することで、割引料金で効率的にビジネス通話ができます。社内で時差早見表を共有し、各国の営業時間と日本の割引時間帯の重なりを把握しておくと便利です。

また、定期的な電話会議やミーティングは、最も安い時間帯に定例化することで、継続的なコスト削減効果が得られます。

通話時間の管理と短縮化

国際電話は通話時間によって料金が加算されるため、必要な要件を簡潔に伝える準備をすることが重要です。通話前に話す内容をメモにまとめておく、重要なポイントをリスト化しておくなどの準備により、通話時間を短縮できます。また、詳細な資料や図面が必要な内容は、事前にメールやファイル共有サービスで送付しておき、電話では確認や質疑応答に集中するという方法も効果的です。

長時間の電話会議が必要な場合は、参加者全員が事前に議題と資料を確認しておくことで、会議時間を短縮できます。社内で「国際電話は要点を明確に、簡潔に」という文化を醸成することも、長期的なコスト削減につながります。

代替通信手段との併用

すべての国際連絡を電話で行う必要はなく、内容に応じて最適な通信手段を選択することでコストを抑えられます。緊急性が低い連絡やデータの共有はメールで、顔を見ながらの打ち合わせにはビデオ会議システムを、即時性が求められる簡単な確認にはチャットツールを使用するなど、使い分けが重要です。ビデオ会議システムの多くは、インターネット経由で無料または低額で利用でき、資料の画面共有も可能なため、固定電話の国際電話よりも効率的な場合があります。

ただし、セキュリティが重要な内容や、正式な契約交渉などでは、信頼性の高い固定電話を使用するという使い分けの基準を社内で明確にしておくことも大切です。

国際電話コスト管理と社内運用ルール

国際電話料金を継続的に抑えるには、社内での適切な管理体制とルールの確立が不可欠です。使用状況の可視化、部門別の予算管理、そして従業員への教育が、長期的なコスト削減の鍵となります。

通話履歴の記録と分析

国際電話の通話履歴を定期的に記録・分析することで、コスト削減の機会を発見できます。どの部署がどの国へどれくらいの頻度で電話をかけているか、通話時間の傾向はどうか、といったデータを把握することで、最適なサービスやプランへの見直しが可能になります。

また、不必要に長時間の通話や、業務外の使用がないかもチェックできます。通話履歴管理システムやビジネスフォンの機能を活用して、自動的にデータを収集し、月次レポートを作成する体制を整えると、管理の負担が軽減されます。分析結果は経営層や各部門と共有し、コスト意識の向上にも役立てましょう。

部門別予算設定と承認フロー

国際電話の使用について、部門ごとに予算を設定し、一定額を超える場合は承認を必要とする仕組みを導入することで、無駄な通話を防げます。各部門の業務内容に応じた適切な予算を設定し、月次で使用状況を報告させることで、コスト意識が高まります。特に高額になりやすい特定の国や地域への通話については、事前承認制にするなど、より厳格な管理を行うことも検討に値します。

ただし、あまりに厳しい制限は業務の妨げになる可能性があるため、実際の業務ニーズとバランスを取ることが重要です。定期的に各部門の担当者とヒアリングを行い、予算の妥当性を見直すことも必要です。

従業員への教育と意識向上

国際電話のコスト削減には、全従業員の理解と協力が不可欠です。国際電話の料金体系、安く利用する方法、社内ルールなどを定期的に研修や社内通達で周知することで、コスト意識を高められます。特に新入社員や海外担当部署の異動者に対しては、具体的な使用方法やマナーを含めた教育を実施しましょう。

また、コスト削減の成果を社内で共有し、削減額や削減率を可視化することで、従業員のモチベーション向上にもつながります。優れた削減事例があれば、社内で表彰するなどの取り組みも効果的です。従業員一人ひとりが「会社のコストを意識する」文化を醸成することが、長期的な削減効果を生み出します。

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固定電話の安い国際電話に関するよくある質問

国際電話のコスト削減について、多くの企業が共通して抱く疑問があります。実際の導入や運用における具体的な課題と解決方法を理解することで、スムーズな実践が可能になります。ここでは、特に頻繁に寄せられる質問とその回答をご紹介します。

Q1. プレフィックス番号サービスは固定電話でも利用できますか?

はい、プレフィックス番号サービスは一般的な固定電話でも問題なく利用できます。特別な機器の導入や回線の変更は不要で、相手の国際電話番号の前に指定されたプレフィックス番号をダイヤルするだけです。ビジネスフォンでも同様に使用でき、主装置の設定で自動的にプレフィックス番号を付加する機能を持つ機種もあります。この機能を使えば、従業員は通常通り国際電話番号をダイヤルするだけで、自動的に割引サービスが適用されるため、操作ミスや忘れを防げます。

ただし、プレフィックス番号サービスによっては事前登録が必要な場合や、特定の通信事業者の回線でのみ利用可能な場合もあるため、契約前に自社の電話環境での利用可否を確認することをおすすめします。

Q2. IP電話に切り替えると音質が悪くなりませんか?

IP電話の音質はインターネット回線の品質に大きく依存しますが、十分な帯域幅と安定した接続環境があれば、従来の固定電話と同等またはそれ以上の音質を実現できます。特にビジネス向けのIP電話サービスでは、音声品質を優先的に保証するQoS機能や、パケットロスを補正する技術が採用されており、クリアな通話が可能です。

ただし、社内ネットワークが混雑している時間帯や、他の業務でインターネット回線を大量に使用している場合は、音質が低下する可能性があります。そのため、IP電話を導入する際は、音声通話用に十分な帯域を確保すること、できれば専用回線を用意することが理想的です。導入前にトライアル期間を設けて、実際の業務環境での音質を確認することを強くおすすめします。

Q3. 国際電話の通話料が高額になった場合、上限設定はできますか?

多くのビジネスフォンシステムや通信サービスでは、国際電話の使用に上限を設定する機能が提供されています。月間または日次の通話時間や通話料金に上限を設け、それを超えると国際電話がかけられなくなる、または管理者への通知が届く仕組みです。この機能により、予期せぬ高額請求を防ぎ、予算管理を容易にできます。

また、部門別や電話機ごとに異なる上限を設定できるシステムもあり、重要な部署には高めの上限を、一般部署には低めの上限を設定するといった柔軟な運用が可能です。上限に達した場合でも、緊急時には管理者の承認により一時的に解除できる機能があれば、業務への影響を最小限に抑えられます。導入している電話システムや契約している通信サービスに上限設定機能があるか確認してみましょう。

当社サービス利用者の声

実際に国際電話のコスト削減に成功した企業の事例をご紹介します。各社が実践した具体的な方法と得られた効果を知ることで、自社での取り組みの参考にしていただけます。業種や規模が異なる企業の多様なアプローチをご覧ください。

利用者の声1:輸入雑貨販売D社の事例

ヨーロッパとアジアから商品を輸入している雑貨販売のD社では、海外の仕入れ先との頻繁な連絡で国際電話料金が経営を圧迫していました。月間の国際電話料金が想定以上に膨らみ、コスト削減が急務となっていました。まず通話履歴を詳細に分析したところ、特定の数カ国への通話が全体の大半を占めていることが判明しました。

そこで、主要通話先に強いプレフィックス番号サービスを導入し、さらにIP電話も併用する体制に切り替えました。また、緊急性の低い連絡はメールやチャットツールに移行し、電話は重要な確認事項のみに限定するルールを設けました。その結果、以前と比較して大幅なコスト削減を実現し、削減分を商品開発に投資できるようになったとのことです。

利用者の声2:製造業E社の事例

精密機器を製造するE社では、海外の技術パートナーとの定期的な技術相談や品質管理の打ち合わせで国際電話を多用していました。技術的な内容の詳細な議論が必要なため、通話時間が長くなる傾向があり、料金の高さが課題でした。

そこで、国際電話専用の定額プランに加入するとともに、ビジネスフォンの主装置にプレフィックス番号を自動付加する設定を施しました。これにより、従業員が特別な操作をすることなく、自動的に割引サービスが適用されるようになりました。さらに、定例会議は最も割引率の高い時間帯に設定し、時差を考慮したスケジュール調整を行いました。通話履歴の月次分析も開始し、部門ごとの使用状況を可視化することで、社内のコスト意識も高まりました。

利用者の声3:貿易商社F社の事例

世界各地と取引のある貿易商社F社では、多様な国との連絡があるため、単一のサービスでは対応しきれない状況でした。地域によって最適なサービスが異なり、料金体系も複雑で管理が困難でした。そこで、通話先の国や地域ごとに最も安いサービスを使い分ける戦略を採用しました。北米向けはサービスA、アジア向けはサービスB、その他の地域はIP電話というように、地域別の最適解を組み合わせました。

また、各従業員が簡単に正しいサービスを選べるよう、国別の使用推奨サービス一覧表を作成し、電話機の近くに掲示しました。さらに、全社的な国際電話使用ガイドラインを策定し、定期的な研修を実施することで、従業員のコスト意識向上にも成功しました。結果として、複雑な管理体制にもかかわらず、トータルでの大幅なコスト削減を達成したとのことです。

まとめ

固定電話から国際電話を安く利用するには、プレフィックス番号サービス、国際電話専用プラン、IP電話の活用など、複数の選択肢があります。自社の通話先や頻度、業務内容に応じて最適なサービスを選択し、時間帯の工夫や通話時間の管理、代替通信手段との併用により、さらなるコスト削減が可能です。

また、通話履歴の分析、部門別予算管理、従業員教育といった社内体制の整備により、継続的な削減効果が得られます。開業間もない法人でも、これらの方法を段階的に導入することで、国際電話料金を大幅に抑えながら、海外との円滑なコミュニケーションを維持できます。まずは自社の国際電話使用状況を分析し、最も効果の高い対策から実践してみましょう。

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